W jakich sytuacjach niezbędba będzie obsługa kadrowa i płacowa? Kto powinien skorzystać ze wsparcia?

Część firm decyduje się na wyodrębnienie działu kadrowo-płacowego w swojej strukturze. Inne zlecają działania z tego obszaru osobom odpowiedzialnym również za prowadzenie księgowości. Usługi kadrowe i płacowe oferuje również wiele biur rachunkowych. Kiedy prowadzenie kadr i płac jest konieczne i komu warto to zadanie powierzyć?

Jakie firmy potrzebują obsługi kadrowo-płacowej?

Obsługa kadrowo-płacowa musi być realizowana we wszystkich firmach zatrudniających pracowników. Nie ma przy tym znaczenia, czy mówimy o małej działalności z jednym pracownikiem na pół etatu, czy o wielkiej korporacji zatrudniającej setki osób. Wypłaty i składki pracownicze do ZUS trzeba w każdym przypadku obliczyć bardzo skrupulatnie, uwzględniając wszystkie zmienne, wynikające tak z Kodeksu pracy i z innych ustaw, jak i z umów z pracownikami oraz z regulaminów wewnętrznych, obowiązujących w przedsiębiorstwie. Istotne będą zatem m.in. obciążenia komornicze, ilość dni na zwolnieniu lekarskim, urlopy bezpłatne, premie regulaminowe.

Istnieją firmy, które nie będą potrzebowały obsługi kadrowo-płacowej – to takie, które nawiązują umowy tylko w ramach kontraktów B2B, za które współpracownik wystawia fakturę. Należy przy tym pamiętać, że nawet w JDG, choć właściciel firmy nie otrzymuje wypłaty, to nadal zobowiązany jest do odprowadzania składek ZUS.

Jednocześnie należy pamiętać, że obsługa kadrowo-płacowa jest potrzebna również wówczas, gdy firma zatrudnia wyłącznie stażystów lub uczniów w ramach praktycznej nauki zawodu, osoby niepełnosprawne (jako zakład pracy chroniony), więźniów zakładów karnych albo też wolontariuszy.

Obsługa kadrowo-płacowa – co dokładnie kryje się pod tym pojęciem?

Pojęcie obsługi kadrowo-płacowej obejmuje więc wszystkie czynności związane z obecnością w firmie osób zatrudnionych na umowę o pracę (ale także na umowę zlecenia). Chodzi zatem nie tylko o obliczanie wypłaty. Kadrowa prowadzi dokumentację każdego z pracowników, w której znajdują się wszystkie materiały związane z historią jego zatrudnienia – a zatem umowy i aneksy, pochwały i nagany, orzeczenia lekarza medycyny pracy, zaświadczenia o odbytych szkoleniach BHP.

W części firm dział kadr odpowiada również za rekrutację pracowników – w tym za publikację ofert, weryfikację zgłoszeń, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych oraz opiniowanie poszczególnych kandydatur. Do innych obowiązków kadr mogą należeć również działania z zakresu marketingu wewnętrznego – nadzór nad benefitami pracowniczymi, organizowanie imprez integracyjnych.

Szczegółowy zakres obsługi kadrowo-płacowej powinien być doprecyzowany w umowie. Jeśli kadry stanowią dział firmy – będzie to umowa o pracę czy też zlecenia. Jeżeli przedsiębiorstwo zdecydowało się na outsourcing – stosowne zapisy znajdą się w kontrakcie B2B z firmą realizującą obsługę.

Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa i co wpływa na cenę?

Koszt obsługi kadrowo-płacowej w firmie zależy od kilku zmiennych. Przede wszystkim będzie to ilość pracowników oraz zakres obsługi. W przypadku własnego działu kadr sprawa jest dosyć łatwa – pracodawca i pracownik umawiają się na wynagrodzenie za określone działania. Z firmą zewnętrzną podpisywana jest natomiast szczegółowa umowa.

Informacje o sposobie wyceny obsługi kadrowo-płacowej znajdziesz na https://a-zrachunki.pl/kadry-i-place/. Najczęściej podstawą obliczeń jest właśnie ilość zatrudnionych osób. Faktura może być wystawiana w formie ryczałtu (wówczas niewielka fluktuacja kadr nie ma wpływu na jej wartość) lub też w postaci kwoty podstawowej pomnożonej przez ilość pracowników, osobno dla każdego miesiąca. Najistotniejsze jest precyzyjne sformułowanie zapisów, aby obie strony miały świadomość, co wchodzi w zakres kompetencji firmy prowadzącej kadry.

Procesy zachodzące w ramach obsługi kadrowo-płacowej są jednymi z najważniejszych w firmie. Po pierwsze dlatego, że wymaga tego prawo. Prawidłowo obliczone i terminowo realizowane wypłaty oraz składki do ZUS stanowią obowiązek pracodawcy. Instytucje państwowe uprawnione do kontroli są bardzo wyczulone na jakiekolwiek błędy popełniane w tym zakresie a kara od ZUS czy PIP może być bardzo dotkliwa. Jednocześnie zachowanie wysokich standardów wewnętrznej obsługi pracowników należy do atutów firmy i zachęca nowych kontrahentów i potencjalnych kandydatów do nawiązywania współpracy z nią. Dlatego też warto dołożyć starań, aby obsługa kadrowo-płacowa realizowana była profesjonalnie, rzetelnie i solidnie.