Wideokonferencje – jak wypaść dobrze

Odpowiednia prezentacja gwarancją sukcesu

W dobie pandemii koronawirusa, spotkania firmowe czy z klientami w dużej mierze zostały przeniesione do wirtualnej rzeczywistości. Nie oznacza to jednak, że można do nich podchodzić z lekceważeniem. Wręcz przeciwnie. Brak bezpośredniego kontaktu na żywo czy ograniczone pole widzenia danej osoby mogą skutecznie utrudnić negocjacje biznesowe, dlatego oprócz merytoryki spotkania ważna jest także jego cała oprawa.

O tym jak istotne jest odpowiednie prezentowanie się przed kamerą może świadczyć praca osób, które zawodowo zajmują się dziedziną zwaną live streaming. Live streaming to transmisja na żywo jakiegoś wydarzenia – wywiadu, szkolenia, filmu marketingowego, gry, wydarzeń rozrywkowych, która jest realizowana profesjonalnie i w optymalnej jakości. Osoby pracujące w live streamingu dopracowują nawet najmniejszy detal w swojej transmisji, bo doskonale wiedzą, że ma to duży wpływ na osiągnięciu założonego przez nich celu, np. zwiększenie sprzedaży, zainteresowanie większej liczby klientów itd.

Światło

Podczas wideokonferencji zdecydowanie najlepiej jest korzystać ze światła dziennego. Obraz jest wtedy jasny i wyraźny, a twarz i sylwetka wygląda naturalnie i nie jest zniekształcona. Należy jednak pamiętać, aby siedzieć przodem do okna, a kamerę ustawić do niego tyłem. W odwrotnym położeniu (siedzenie tyłem do okna, kamera przodem do okna) twarz będzie bardzo ciemna i niewidoczna.

Jeżeli w pomieszczeniu, w którym odbywa się wideokonferencja jest zbyt mało światła dziennego to można skorzystać z oświetlenia sztucznego. Ważne wtedy jest, by strumień światła był na wysokości twarzy. Warto zainwestować też w kompaktowe lampy doświetlające twarz lub softboxy.

Tło

Tło powinno być stonowane, najlepiej jednolite. Nie może odciągać uwagi od rozmówcy ani rozpraszać. W warunkach domowych najlepszym tłem będzie jasna, czysta ściana. W przypadku jej braku, należy przynajmniej zatroszczyć się o ład i porządek.

Warunki panujące w otoczeniu

Oprócz wspomnianego już tła, niezwykle ważne są ogólne warunki panujące w otoczeniu. Warto zadbać, aby w telekonferencji nie przeszkadzały żadne odgłosy zza okna, należy zapewnić opiekę dzieciom i zwierzętom, a także trzeba uprzedzić domowników, że będziemy mieć spotkanie biznesowe.

Strój

Jaki strój należy założyć na wideokonferencję? Wydawać by się mogło, że wystarczy ubrać się od pasa w górę, ponieważ tylko to jest widoczne w kamerze. Trzeba jednak pamiętać o tym, że zawsze może się wydarzyć coś niespodziewanego, np. nagła konieczność wstania przed kamerą, a wtedy prawda dotycząca ubioru wyjdzie na jaw. Z tego też względu lepiej nie ryzykować i zakładać na spotkania online pełny strój. Jakie ubranie będzie najlepsze? Klasyczna koszula w odcieniach bieli lub błękitu oraz marynarka zawsze zda egzamin. Przed wideokonferencją trzeba zwrócić uwagę i sprawdzić w kamerze czy stylizacja nie zlewa się z tłem.

Ustawienie kamery

Najgorsze jest ustawienie kamery ,,od dołu”. Twarz z tej perspektywy wydaje się duża i niekorzystna. Najlepszym ustawieniem kamery jest to, gdy znajduje się ona na wysokości oczu. Istotna jest też odległość obiektywu od twarzy - nie może być ani za duża, ani zbyt mała. Trzeba też pamiętać, aby wzrok kierować nie na ekran, lecz wprost w kamerę.

Przygotowanie do spotkania

Nie można kompletować sprzętu i w biegu szukać słuchawek na 5 minut przed rozpoczęciem wideokonferencji. Należy zadbać o wszystko odpowiednio wcześniej - wyprasowane ubranie, sprawdzone urządzenia, kontrola połączenia internetowego i woda przy stanowisku – pozwolą poczuć się pewniej i uniknąć obaw o nagłe rozładowanie się laptopa. Trzeba również pamiętać o przygotowaniu merytorycznym, bowiem żaden sprzęt, strój czy tło nie ukryje braków w wiedzy.