Organizacja konferencji - krok po kroku

Organizacja konferencji, eventu lub spotkania biznesowego dla stowarzyszenia, czy firmy - to nie lada wyzwanie. Przygotowanie udanego i ciekawego spotkania wymaga zaangażowania wielu sił i środków. Skoordynowania pracy licznego zespołu osób. Warto rozpocząć przygotowania tak szybko, jak to możliwe. Duże konferencje planuje się nawet z rocznym wyprzedzeniem. Należy jednak pamiętać, że mimo ogromnego wysiłku i pracy organizatorów, event nie zawsze kończy się sukcesem. Jak w takim razie zorganizować konferencję, aby uniknąć wpadek?

Wybór tematu konferencji oraz prelegentów

Konferencje organizuje się z wielu powodów, np.:

• aby poinformować o nowym produkcie
• zaprezentować nowe rozwiązania lub trendy
• aby omówić zagadnienia lub problemy nas otaczające.

Należy również pamiętać, że są różne rodzaje konferencji: polityczne, biznesowe, naukowe, branżowe, handlowe. W zależności od tego jaką konferencję organizujemy powinniśmy odpowiednio dopasować temat oraz prelegentów. Nie jest tajemnicą, żeby przyciągnąć gości - kluczowym zabiegiem będzie wybór prowadzącego ze znanym nazwiskiem, w danej branży. To już prawie połowa sukcesu.
Kolejnym ważnym aspektem jest postać moderatora i prowadzącego konferencję. Taka osoba, powinna cieszyć się uznaniem danego środowiska oraz potrafiąca skupić uwagę publiczności.

Miejsce i termin wydarzenia

Odpowiednie miejsce i termin konferencji to kolejne czynniki wpływające na ewentualny sukces bądź klęskę wydarzenia. Czym w takim razie się kierować podczas wyboru terminu? Należy wziąć pod uwagę następujące okoliczności:

• nie organizować eventu w okresie wakacji - z wiadomych przyczyn
• sprawdzić, czy w podobnym terminie nie ma podobnego wydarzenia, które byłoby dla nas konkurencją
• konferencje najlepiej organizować w dni robocze - dla jej uczestników będzie to w końcu związane z ich pracą.

Co do miejsca wydarzenia - należy pamiętać, aby odpowiednio wcześnie wybrać termin, aby zarezerwować salę konferencyjną. Warto wybrać taki hotel, w którym na co dzień są organizowane takie wydarzenia. Da nam to poczucie bezpieczeństwa. Oprócz tego hotel może nas odciążyć od wielu logistycznych obowiązków.

Atrakcyjność lokalizacji

Lokalizacja konferencji, to kolejny punkt jaki powinien być brany pod uwagę. To właśnie ona może mieć wpływ na decyzję, że ktoś weźmie udział w wydarzeniu, albo wręcz przeciwnie - nie potwierdzi zaproszenia. Dobrze więc, aby konferencja odbywała się w miejscu, które samo w sobie będzie stanowiło zachętę. Można wziąć pod uwagę, że jeżeli konferencja zostanie zaplanowana na czwartek i piątek, to uczestnicy będą mogli spędzić miło weekend w okolicy.

Nagłośnienie

Warto zadbać o sprawą techniczną obsługę konferencji, czyli nie tylko właściwe nagłośnienie. Organizator powinien zapewnić najnowocześniejsze cyfrowe systemy konferencyjne, obejmujące m.in. miksery dźwięku, głośniki konferencyjne, mikrofony czy infoporty.

Tłumaczenie dla zagranicznych uczestników

W organizacji każdego rodzaju konferencji, trzeba wziąć pod uwagę zagranicznych uczestników. Pierwszym zadaniem powinno być znalezienie właściwego biura tłumaczeń Łódź. Warto wziąć pod uwagę doświadczenie biura w prowadzeniu kompleksowej obsługi konferencji, spotkań, kongresów, szkoleń. Tłumaczenia symultaniczne powinny być znajdować się w ich ofercie. Ostatecznie wybór właściwego Biura Tłumaczeń Łódź umożliwi uczestnikom międzynarodowym sprawny udział w konferencji. Od dobrego tłumacza symultanicznego oprócz doskonałej znajomości języka obcego, wymagana jest: bardzo dobra dykcja, umiejętność koncentracji oraz podzielność uwagi.

Noclegi

Organizatorzy kilkudniowej konferencji powinni wziąć pod uwagę to, że muszą zapewnić uczestnikom nocleg. Pokoje powinny spełniać odpowiedni standard oraz umożliwiać właściwe ulokowanie gości. Dla niektórych będzie odpowiedni kilkuosobowy pokój, w którym grupa znajomych będzie mogła spędzać wspólny czas. A dla osób ceniących sobie prywatność - jednoosobowy pokój. Trzeba również wziąć pod uwagę, że na event mogą przybyć pary - to również należy zaplanować.