Jak nie stracić na wydajności — model pracy zdalnej

Sytuacja, w której znaleźliśmy się w roku 2020 zmieniła wiele rzeczy. Dla przedsiębiorców oznacza ona przede wszystkim ciągłe zagrożenie zamknięciem lokalnego biznesu. Trudno jest planować cokolwiek wiedząc, że w każdej chwili może się okazać, że personel nie jest w stanie przyjść do pracy. Oczywistą odpowiedzią na taki stan rzeczy jest przystosowanie swojego biznesu do możliwości prowadzenia go zdalnie. Niestety niektórym firmom przychodzi to znacznie ciężej niż innym. Niezależnie od tego, czym się zajmują wiąże się to z pewnym wysiłkiem. Pojawiają się problemy z przystosowaniem technologicznym i wydajnością pracy, z którymi trzeba się zmierzyć.

Na pracę zdalną decyduje się aktualnie wiele firm na całym świecie. Z uwagi na sytuację epidemiologiczną jest to zarówno odpowiedzialny model działania pozwalający ograniczyć tempo rozprzestrzeniania się wirusa, jak i zwyczajna konieczność w niektórych przypadkach. Niezależnie od powodu przejście na tryb pracy zdalnej stawia wiele wyzwań przed pracodawcą. Musi upewnić się, że wszyscy zatrudnieni posiadają sprzęt pozwalający im wykonywać swoją pracę z domu. Konieczne jest też ustanowienie sprawnej komunikacji i organizacji w zespole oraz dbanie o dyscyplinę i morale.

Z perspektywy pracownika

Starając się przystosować swój biznes do nowego systemu, warto zacząć od zastanowienia się jakie wyzwania stanowić on będzie dla naszego zespołu. Dzięki temu unikniemy spadku produktywności i wydajności. Jeśli chodzi o sprawne funkcjonowanie firmy, wszyscy są po tej samej stronie.

Każdy, kto pracował kiedyś z własnego domu rozumie, że nie jest to nic prostego. Oczywistym komfortom z tym związanym towarzyszą też problemy z motywacją i skupieniem. Powinniśmy więc myśleć o tym jak pomóc pracownikom, tworząc narzędzia online które będą dawały im możliwość stałej komunikacji ze sobą nawzajem oraz śledzenia postępu przy zadaniach. Nic nie działa tak źle na produktywność, jak wrażenie, że pracuje się w samotności.

Narzędzia online

Bardzo ważna dla poprawnego funkcjonowania zespołu jest możliwość rozmawiania za pomocą komunikatorów głosowych, najlepiej twarzą w twarz. Jest wiele narzędzi, które pozwolą nam to osiągnąć, zastanówmy się więc które sprawdzi się w naszym przypadku. Google Hangouts daje nam możliwość nagrywania rozmów i spotkań co może przydać się, jeśli chcemy zarchiwizować na przykład rozmowę rekrutacyjną. Whereby pozwala nam na przeprowadzanie spotkań bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania po wejściu w odpowiedni link. Są jeszcze do rozważenia Zoom, Skype czy nawet Discord. Dlatego powinniśmy zastanowić się co jest najważniejsze dla naszej firmy.

Konieczne będzie też narzędzie do organizowania pracy. Chodzi tutaj o platformę, na której widnieją przypisane konkretnym osobom zadania i postęp w ich wykonywaniu. Jest to zarówno kolejny krok do zapewnienia bezproblemowej komunikacji wewnątrz zespołu, jak i sposób na zwiększenie jego produktywności. Ludzie pracują lepiej wiedząc, że ich postępy są monitorowane. Pomoże to także tym najgorzej zorganizowanym z pracowników na uporządkowanie swoich obowiązków. Możemy wybierać w aplikacjach takich jak Trello czy Asana.

Poza dwoma najistotniejszymi rodzajami oprogramowania przydadzą się także narzędzia uzupełniające takie jak Dysk Google czy Dropbox. Pozwolą one na współdzielenie plików w obrębie firmy i wspólną pracę nad nimi.

Urządzenia fizyczne

Praca w domu nie jest często możliwa bez wyposażenia zespołu w takie rzeczy jak, chociażby firmowy komputer. Taka decyzja, mimo że wiąże się z kosztami pozwoli nam zabezpieczyć się przed wieloma niechcianymi wypadkami. Przede wszystkim, zmniejsza ona szanse, że dojdzie do utraty owoców pracy w wyniku zniszczenia sprzętu czy ataku cybernetycznego. Firmowy komputer będzie przez pracownika lepiej pilnowany ze względu na koszty wiążące się z jego uszkodzeniem. Niestety będzie się także trzeba przygotować na większą eksploatację niż w przypadku urządzeń pozostających w biurze. Jest to oczywiste następstwo takiego stanu rzeczy, z którym nie da się nic zrobić. Jeżeli z kolei dojdzie do najgorszego i sprzęt zostanie uszkodzony, nie wszystko stracone. Pamiętajmy wtedy o firmach świadczących takie usługi jak profesjonalne odzyskiwanie danych.

Przystosowywanie swojego biznesu do pracy zdalnej jest niemałym przedsięwzięciem. Jednak jeżeli zapewnimy płynną komunikację wewnątrz zespołu i będziemy korzystali z pomocnych rozwiązań i programów, możemy znacznie ograniczyć spadki wydajności i koszty, które się z nią wiążą.